Una base datos es un conjunto de datos que ha sido
organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista
para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar
información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las
cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número
específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla
se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas
y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas
personas, como un repositorio de datos.
Diseño de bases de datos en Excel
Si diseñas y organizas adecuadamente la información dentro de tu libro
de Excel podrás consultar tus datos de una manera fácil y eficiente, así que en
esta ocasión hablaremos sobre las mejores prácticas para crear una base
de datos en Excel que te permitirán organizar y estructurar
adecuadamente la información.
Como ejemplo analizaremos el caso de una pequeña librería que desea
crear un catálogo de sus libros en Excel así como tener una lista de sus
clientes y las órdenes de compra. Antes de crear la base de datos en Excel
comenzaremos por crear el diseño siguiendo los pasos descritos en el artículo Diseño de bases de
datos.
Paso 1: Identificar las tablas de la
base de datos
Nuestro primer paso en el diseño de una base de datos en Excel será
identificar las tablas que ocuparemos para organizar la información. Para
nuestro ejemplo de la librería podemos mencionar las siguientes tablas:
Para identificar adecuadamente las tablas de una base de datos debes
poner atención en las agrupaciones naturales de la información, es decir, en
los sujetos que interactúan en la problemática analizada. En este caso los
sujetos principales son los libros, los clientes y las órdenes.
Paso 2: Determinar los campos de las
tablas
Una vez que hemos identificado las tablas debemos indicar el nombre de
cada una de sus columnas (campos). El nombre del campo deberá ser descriptivo y
nos ayudará a identificar cada una de las propiedades de un elemento de la
tabla.
Por ejemplo, para cada libro en venta en la librería guardaremos su
código ISBN, el título, el autor y el precio por lo que dicha tabla quedará
definida de la siguiente manera:
Los campos de cada tabla dependerán de la información que está a tu
disposición para ser ingresada en la base de datos. Por ejemplo, algunas
empresas o negocios tendrán interés en capturar más información sobre sus
clientes lo cual hará que su tabla de Clientes tenga más campos que los
mostrados en el ejemplo anterior.
Paso 3: Identificar la llave primaria
de cada tabla
Una llave primaria nos permitirá identificar de manera única cada uno de
los registros de las tablas. En el caso de la tabla Libros, el ISBN será la
llave primaria ya que es un código único internacional para cada libro
publicado por lo que dicho número jamás se repetirá.
En el caso de las tablas para Órdenes y Clientes crearemos un número
consecutivo que identificará de manera única cada una de las filas.
Paso 4: Identificar las relaciones
entre tablas
Este paso es de utilidad para asegurarnos que podremos vincular la
información de las tablas a través de la relación que existe entre dos de sus
campos. Por ejemplo, si para una determinada orden de compra quiero saber el
título del libro que ha sido vendido, bastará con relacionar la columna ISBN de
la tabla Órdenes con la columna ISBN de la tabla Libros para conocer el título.
De manera similar, si deseo conocer el cliente para una determinada
orden de compra, solo deberé seguir la relación indicada por el campo IDCliente
en ambas tablas.
Paso 5: Identificar datos repetidos
en tablas
Aun cuando pensemos que hemos terminado con el diseño de nuestra base de
datos, es importante hacer un breve ejercicio con algunos datos reales para
identificar la posible existencia de datos repetidos y tomar las decisiones
adecuadas para evitarlos.
Por ejemplo, considera el caso de la tabla Libros donde podríamos tener
uno o más títulos escritos por el mismo autor. En ese caso, estaríamos
repitiendo el nombre y apellido del autor en varios registros de la tabla.
Para evitar la repetición de datos lo recomendable es crear una nueva
tabla que almacene la información de los autores y hacer referencia a dicha
tabla a través de su campo llave tal como se muestra en la siguiente imagen:
De esta manera evitaremos la repetición en el nombre de los autores y
también se evitará la captura de un sin número de variantes del mismo. Para
seguir con nuestro análisis, haremos una captura de datos de prueba de una
orden, por ejemplo:
Estos son los datos de la orden de compra número 1 donde el cliente ha
comprado 3 libros, siendo dos de esas copias del mismo título. El problema con
estos datos es que se repite el número de orden y eso no sería posible ya que
esa es nuestra llave primaria en la tabla y no puede repetirse. Además para
cada registro se repite la Fecha, así como las columnas IDCliente y TipoPago.
Para resolver este problema debemos crear una tabla adicional que almacenará
los libros de cada orden de compra de la siguiente manera:
Es así como el haber identificado datos repetidos en las tablas nos ha
hecho tomar la decisión de agregar tablas adicionales a nuestro diseño para minimizar
el espacio utilizado por nuestra base de datos que será de gran importancia al
momento de que los datos crezcan. De esta manera nuestro diseño final queda de
la siguiente manera:
Crear la base de datos en Excel
Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla
fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:
- Cada tabla del diseño será
una tabla de Excel.
- Colocar cada tabla en su
propia hoja de Excel.
El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los
cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y
columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia
hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas
varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o
redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan
entre sí.
Consultar la base de datos en Excel
Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer
los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la
información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por
ejemplo, considera las siguientes dos tablas:
La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes
contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el
Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de
Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel,
puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:
=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)
Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a
la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta
última tabla. Observa el resultado de la fórmula:
El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue
hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo
Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la
información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel,
ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones
INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas
para buscar datos.
Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de
trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes
de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes
sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar
un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.
Sistemas de gestión de bases de datos
(DBMS)
Varias décadas atrás, cuando las computadoras comenzaron a hacerse más
rápidas y eficientes en el manejo de información, se hizo necesaria la creación
de un sistema que se encargase de las operaciones con los datos. Desde la
década de los años sesenta se crearon los primeros sistemas de gestión
de bases de datos (DBMS por sus siglas en inglés), cuya finalidad era
facilitar el almacenamiento, modificación y extracción de los datos.
El objetivo principal de un DBMS es coordinar y proteger el acceso a la
información y dicho objetivo se logra porque los usuarios o aplicaciones solo
pueden obtener datos utilizando alguna interfaz o lenguaje de alto nivel como
SQL y el sistema de gestión de bases de datos se encargará de
devolver la información solicitada ya que el usuario, o aplicación, jamás tiene
contacto directo con los datos.
Es muy común que en el campo de la informática se hable de que una base
de datos debe tener un DBMS para ser considerada como una verdadera base de
datos. Un ejemplo de un DBMS es el producto de Microsoft conocido como SQL Server que
es un motor de base de datos diseñado para el ambiente empresarial.
Excel no es un DBMS
Aunque exista una gran cantidad de personas que utilizamos Excel para
almacenar información, eso no lo convierte en un sistema de gestión de
bases de datos. Excel no tiene un servicio que controle la inserción o
eliminación de los datos sino que el mismo usuario puede hacerlo directamente
en la aplicación.
Algunas desventajas que tenemos al utilizar Excel para almacenar
nuestros datos son las siguientes:
- Solo un usuario puede
acceder a la información al mismo tiempo.
- Excel comenzará a ponerse
lento cuando la base de datos crezca en gran manera.
- No es posible establecer un
nivel de seguridad avanzado como para proteger ciertos datos de ciertos
usuarios.
Conclusión
La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la
herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema
de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar
información útil.
Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las
desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo,
entonces considera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como Microsoft
SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido hasta ahora
suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este
artículo para hacer uso de las mejores prácticas en el diseño y construcción de bases
de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización de
la información.